Mwaka 1869 mchumi Vilfredo Pareto alitoa andiko lake la kiuchumi ambapo alionesha kwamba asilimia 80 ya ardhi ya Italia ilikuwa inamilikiwa na asilimia 20 ya watu. Hakuishia hapo, alionesha hata kwenye shamba, asilimia 20 ya mimea ndiyo ilitoa asilimia 80 ya mazao.
Dhana hii imefuatiliwa kwa muda mrefu na kuonekana inakubali kwenye kila eneo, kuanzia kwa mtu binafsi, nchi na hata dunia. Mambo machache yanaleta matokeo makubwa, wakati makubwa yanaleta matokeo madogo.
Mwandishi Richard Koch, ametuonesha kwa kina msingi huu wa asilimia 80 kwa 20. Ambapo ametuonesha wazi kwamba asilimia 80 ya matokeo tunayopata, inatokana na asilimia ishiriki na juhudi tunazoweka.
Kwa lugha rahisi ni kwamba, kama unafanya matano, moja ndiyo linaleta matokeo zaidi ya yale manne. Kwa maneno mengine ni kwamba kama ukiacha kufanya hayo manne na kufanya lile moja linaloleta matokeo makubwa, utapata matokeo makubwa.
Richard Kocha anatuambia kwamba, dunia haina usawa, yaani mambo hapa duniani siyo hamsini kwa hamsini au 50/50 kama wengi wanavyosema. Mambo yote hayana uzito sawa, yapo ambayo yana uzito kuliko mengine.
Karibu kwenye uchambuzi wa kitabu hichi ili tuweze kujifunza njia za kuweza kufanya makubwa kwa kutumia rasilimali, muda na nguvu kidogo.
- Kwenye kila hali hapa duniani, kuna hali ya kutokuwa na usawa. Ukilinganisha matokeo ya aina mbili, huwezi kupata 50/50 bali utapata 65/35, 70/30, 75/25, 80/20, 90/10, 95/5 na kuendelea. Kuna mambo machache ambayo yanakuwa na umuhimu mkubwa huku mengi yakiwa hayana umuhimu mkubwa. Ni wajibu wetu kujua yale muhimu ili kuweza kuyakazania hayo na kufanikiwa.
- Maisha yetu ya kila siku yanaweza kuwa bora sana kama tukijua 80/20 yetu iko wapi kwenye kila eneo la maisha yetu. Yaani pale tunapojua asilimia 20 ya juhudi inayotoa asilimia 80 ya matokeo, tunaweza kuweka nguvu zaidi kwenye asilimia hiyo 20 tukapata matokeo bora sana.
Kwa mfano, asilimia 20 ya wateja wako ndiyo wanaleta asilimia 80 ya faida. Asilimia 20 ya majukumu unayofanya ndiyo yanazalisha asilimia 80 ya mapato yako. Asilimia 20 ya vitu unavyofanya, ndiyo inaleta asilimia 80 ya furaha yako. Je huoni maisha yatakuwa bora kama utajua ile asilimia 20 inayoleta matokeo makubwa zaidi?
- Matokeo hayaongezi, bali yanazidishwa, hii ndiyo dhana kuu ya kutumia msingi wa 80/20. Unapojua yale maeneo yanayozalisha zaidi na kuyawekea mkazo, unapata matokeo makubwa zaidi ya ungekazana kuweka juhudi kwenye mambo yote. Yaani kama unafanya mambo matano, ukiongeza juhudi kwenye mambo yote utaongeza matokeo kidogo. Lakini ukikaa chini na kujua yale yenye matokeo makubwa zaidi, ukaweka juhudi kwenye hayo na kuachana na mengine, matokeo yanakuwa maradufu.
- Kuwa sehemu sahihi ni muhimu kwenye mafanikio yako kuliko kuwa na akili na kufanya kazi kwa nguvu. Mtu anayekazana kufanya kila kitu kwa nguvu, atapata matokeo ya kawaida. Lakini yule ambaye anachagua maeneo machache ambayo yana matokeo mazuri kwake, anafanikiwa zaidi. Hivyo badala ya kukazana kuweka juhudi, angalia kwanza je upo eneo sahihi? Je kile unachofanya ndiyo chenye matokeo makubwa zaiid ya vitu vingine vyote?
- Ili kutumia msingi wa 80/20 lazima uwe mtu wa kufikiri. Wengi wanashindwa kutumia msingi huu wa 80/20 kwa sababu kuna kitu kimoja ambacho wengi hawapendi kufanya, kufikiri. Na siyo kufikiri tu kwa kuwa na mawazo fulani, bali kufikiri kwa kina, kufikiri kwa kujihoji, kwa kuangalia ulipotoka, ulipo na unapokwenda. Huwezi kujua 80/20 yako iko wapi kama hutakaa chini na ufikiri kwa kina.
- Mipango na mikakati mingi ya biashara siyo sahihi. Watu wengi wanapoweka mipango na mikakati ya biashara, hufanya kosa moja la kufikiria maeneo yote ya biashara ni sawa, na hivyo kuyapa uzito sawa. Hili ni kosa ambalo linawagharimu sana. kwa sababu kuna maeneo ya biashara ambayo ni muhimu kuliko mengine, hayo ndiyo yanayopaswa kupewa kipaumbele zaidi. Hivyo unahitaji kukaa chini na kujua maeneo muhimu ya biashara yako kisha kuyapa kipaumbele.
- Wateja wa biashara nao pia hawalingani, kuna wateja ambao ni muhimu zaidi. Hivyo hata katika mipango yako ya kuwafikia wateja wengi, usikazane kumfikia kila mteja, badala yake kazana kuwafikia wateja sahihi wa biashara yako, wale ambao wanaleta faida kubwa na pia wananufaika zaidi.
- Ifanye biashara yako kuwa rahisi, kwa kuzingatia yale muhimu. Watu wengi hupenda kufanya biashara zao kuwa ngumu kuliko zinavyopaswa kuwa. Huwa inaonekana kama sifa pale kitu kinapokuwa kigumu. Lakini ugumu hauna maana kwenye mafanikio, fanya kitu ambacho ni rahisi na kinaeleweka kwako na kwa wale unaowalenga.
- Maeneo kumi kwenye biashara unapoweza kutumia sheria ya 80/20
Moja; mikakati ya kibiashara, mikakati michache ni muhimu zaidi.
Mbili; ubora, vitu vichache ni bora kuliko vingi.
Tatu; kupunguza gharama, sehemu nyingi unazoweka fedha unapoteza.
Nne; masoko, sehemu kubwa ya soko unalolenga siyo sahihi.
Tano; mauzo, asilimia ndogo ya mauzo yako inaleta asilimia kubwa ya faida.
Sita; taarifa na teknolojia, zipo teknolojia chache zitakazokuletea matokeo makubwa.
Saba; kufanya maamuzi, maamuzi machache ni muhimu kuliko mengine.
Nane; udhibiti wa bidhaa.
Tisa; usimamizi wa mradi.
Kumi; makubaliano.
SOMA; Hivi Ndivyo Unavyoweza Kuvuka Vikwazo Na Changamoto Kwenye Safari Yako Ya Mafanikio.
- Msingi wa 80/20 unakupa uhuru, unakuwezesha wewe kufanyia kazi mambo machache yenye maana, kuwa na muda zaidi na kupata matokeo bora zaidi. Kitu kikubwa ambacho utahitajika kufanya ni kufikiri kwa kina ili kuweza kupata 80/20 yako.
- Huhitaji kudhibiti muda wako, unahitaji kufanya mapinduzi kwenye muda wako. Watu wengi wamekuwa wanakazana kuweka juhudi kwenye kudhibiti muda, hivyo kadiri wanavyodhibiti, ndivyo wanavyokosa muda zaidi, kwa sababu wanakazana kufanya kila kitu. Kwa msingi wa 80/20, hudhibiti muda, bali unafanya mapinduzi ya muda. Kwa sababu unachagua kuacha kabisa kufanya vile ambavyo siyo muhimu, na kukazana kufanya vile muhimu.
- Kosa tunalofanya kwenye muda na matokeo, ni kufikiria kwa mstari, kwamba A imesababisha B ambayo imepelekea C na kuendelea. Lakini dunia haiendi kwa mstari hivyo. Mambo mengi yanachangiwa na vitu vingi. Hivyo njia pekee ya kupata kile tunachotaka, siyo kufuata mstari, bali kutumia msingi wa 80/20, kuangalia vile vitu vichache ambavyo vinaleta matokeo bora zaidi.
- Muda upo wa kutosha, tatizo letu siyo muda kuwa mdogo, tatizo letu ni muda ni mwingi mpaka tunachagua kuupoteza, kwa kufanya vitu ambavyo havina umuhimu wowote kwetu. Kwa mfano kama katika vitu 10 unavyofanya kila siku, viwili pekee ndiyo muhimu zaidi kuliko vile nane, kama utaacha au utapunguza kufanya vile nane, hutakuwa na muda wa kukutosha? Unaona hapo tunavyochagua wenyewe kupoteza muda?
- Kila mtu anaweza kupata matokeo bora sana, bila ya kujali juhudi anazoweka iwapo tu atajua eneo ambalo ni muhimu zaidi kwake na kulifanyia kazi hilo. Kama ataachana na mengine yasiyo muhimu, hata mtu mvivu kiasi gani, anaweza kupata matokeo makubwa sana.
- Chagua watu wazuri wanaokuzunguka, unaohusiana nao. Kwa sababu asilimia 80 ya matatizo na changamoto zako kwenye maisha, yanaletwa na asilimia 20 ya watu ambao unahusiana nao. Hivyo ukifanya uchaguzi sahihi, utapunguza changamoto zako.
- Jamii zetu zimejengwa kwa kuamini kwamba mtu ambaye yuko bize na ana mambo mengi ya kufanya ndiyo mtu mwenye mafanikio. Lakini ukiangalia kwa kina, wale wanaofanikiwa wanafanya mengi, lakini siyo kwenye kila kitu, bali kwenye machache muhimu. Na hata katika kufanya kwao, siyo kwa sababu wanataka waonekane, bali kwa sababu wanapenda kufanya. Chagua yale machache muhimu, na yafanye vizuri.
- Msingi wa 80/20 unachukulia muda kama rafiki na siyo adui. Msingi huu hauchukulii muda kama unapotea, bali unachukulia muda kama mzunguko, ndiyo maana siku za wiki zinajirudia kila baada ya wiki, miezi inajirudia kila baada ya mwaka, na misimu ya mwaka inajirudia. Muda siyo kitu cha kukimbiza, bali ni kitu cha kutumia vizuri.
- Vijue visiwa vyako, ambavyo vinaleta matokeo bora zaidi halafu weka muda wako kwenye visiwa hivyo. Kwa matokeo, angalia mambo gani ukifanya yanaleta matokeo mazuri zaidi. Hata kwenye furaha, yapo mambo ambayo ukiyafanya, yanakuletea furaha zaidi. Hayo ndiyo ya kutilia mkazo.
- Japokuwa sehemu kubwa ya vitu unavyovifanya siyo muhimu na havileti matokeo makubwa, bado huwezi kuacha kufanya kila kitu. Vipo baadhi ya vitu havina matokeo makubwa kwako lakini lazima vifanywe, tena vifanywe na wewe. hivi utahitaji kuvifanya, lakini vingine vyote ambavyo siyo muhimu na siyo lazima ufanye wewe, acha kuvifanya mara moja.
- Kwa jambo lolote unalotaka kufanya na muda wako, jiulize maswali haya mawili;
Moja; je matumizi hayo ya muda yanakwenda kinyume na watu walivyozoea?
Mbili; je kile unachofanya, kitatoa matokeo mara dufu na siyo tu kuongeza?
Kama hutaweza kusema ndiyo kwenye maswali yote mawili, usifanye kitu hicho.
- Mambo kumi unayofanya yanayopoteza muda wako.
Moja; vitu ambavyo wengine wanataka wewe ufanye.
Mbili; vitu ambavyo vinafanywa kwa mazoea.
Tatu; vitu ambavyo hupendi kuvifanya.
Nne; vitu ambavyo haupo vizuri kwenye kuvifanya.
Tano; vitu ambavyo huwa vinakatishwa kabla ya kumalizika.
Sita; vitu ambavyo watu wachache ndiyo wanajali.
Saba; vitu ambavyo vimeshachukua mara mbili ya muda uliotegemewa.
Nane; vitu ambavyo unaoshirikiana nao hawaaminiki wala kutegemewa.
Tisa; vitu ambavyo matokeo yake yanatabirika na yanajirudia.
Kumi; kupokea simu ukiwa unafanya kazi muhimu.
SOMA; Mambo Muhimu Ya Kujifunza Kuhusu Nidhamu Binafsi Na Mafanikio.
- Mambo kumi ambayo ukiyafanya ni matumizi mazuri ya muda wako.
Moja; vitu vinavyokuza kusudi la maisha yako.
Mbili; vitu ambavyo unapenda kuvifanya.
Tatu; vitu ambavyo vipo ndani ya 80/20 yako.
Nne; vitu unavyoweza kuvifanya kwa ubunifu.
Tano; vitu ambavyo wengine wanakuambia haviwezi kufanyika.
Sita; vitu ambavyo wengine wamefanikiwa kwenye maeneo mengine.
Saba; vitu ambavyo vinakusukuma uwe mbunifu zaidi.
Nane; vitu ambavyo hakuna mtu mwingine anayeweza kufanya ila wewe.
Tisa; vitu ambavyo unashirikiana na watu makini na wenye kujua wanafanya nini.
Kumi; vitu ambavyo usipofanya sasa, huwezi kufanya tena.
- Akili na uvivu. Jenerali Von Manstein aliyekuwa afisa wa jeshi wa Ujerumani aliwahi kunukuliwa akisema kuna aina nne za maafisa wa jeshi;
Aina ya kwanza ni wavivu na wajinga, hao unapaswa kuachana nao, hawana madhara.
Aina ya pili ni wale wanaofanya kazi sana na wana akili, hawa ni wafanyakazi wazuri, wanaleta matokeo mazuri.
Aina ya tatu ni wajinga ila wanafanya kazi kwa nguvu sana, hawa ni hatari na wanapaswa kufukuzwa haraka.
Aina ya nne ni wavivu ila wenye akili sana hawa ndiyo wanaopaswa kupewa kazi ya kuongoza.
Wale ambao ni wavivu na wenye akili, wanafikiria njia bora zaidi za kuongeza ufanisi na hivyo kutumia msingi wa 80/20.
Kwenye kila eneo la maisha yako, tumia msingi huu wa 80/20. Orodhesha mambo yote unayofanya, kisha chagua yapi yanaleta matokeo bora zaidi, kazana kufanya hayo na mengine achana nayo. Muda ni mchache na tuna mengi ya kufanya, ufanye yale muhimu.
Fanyia kazi haya ambayo umejifunza kwenye uchambuzi wa kitabu hiki ili uweze kuona matokeo bora kwenye maisha yako.
Kupata vitabu vya Kiswahili vya kujisomea ili kuweza kufanikiwa kwenye kazi, biashara na maisha kwa ujumla, tembelea www.kisimachamaarifa.co.tz/vitabu
Rafiki na Kocha wako,
Makirita Amani,
ni kweli yako mengi tunayohangaikia lakini matokeo ni tija kidogo
Kweli,
Tukiweza kuacha hayo na kukazania yale yenye matokeo makubwa, tutapiga hatua sana.