Kwenye utendaji wetu wa kazi kila mmoja anapaswa kuwa makini na kuongeza ufanisi. Na ufanisi mzuri unaanzia katika sehemu iliyopangiliwa vizuri.

Ukweli ni kuwa; sehemu iliyopangiliwa vizuri hata katika uhudumiaji wa mteja inakupa hamasa na ari. Hii ni kwa sababu bidhaa nyingi zinakuwa katika sehemu sahihi.

Kila kitu kinapokuwa katika sehemu sahihi, hata upoteaji wa muda unakuwa ni mchache. Badala ya kupoteza muda kutafuta bidhaa fulani, basi muda huo unatumika katika kufanya kitu kingine. Inaweza kuwa ni kuongea na mteja au kupiga simu.

Je, unawezaje kuhakikisha sehemu yako ya kazi inakuwa katika mpangilio mzuri. Ikiwa na maana kila kitu kuwa katika sehemu sahihi? Makala hii imeelezea kwa ukubwa, hasa kutumia kanuni ya 5S kama ifuatavyo;

S 1 ni  Sasambua (Chambua)
Hii ni hatua ya kwanza katika mchakato mzima wa kuongeza ufanisi. Kwenye hatua hii unafanya uchambuzi wa vitu na kuondoa vile visivyo na umuhimu wowote katika utendaji wako. Ni hatua ya mwanzo kabisa. Ikifuatwa vema, inaleta matunda makubwa baadaye.

Hatua hii ni kama msingi kwenye nyumba. Msingi ukijengwa vema, hatua zinazofuata zinakuwa hazina shida.

Kufanyia kazi kazi hatua hii
chagua vitu vinavyoweza kutumika kwa muda huo, vitu vingine vinavyoweza kutumika baadaye na baadaye viweke sehemu nyingine.
Mwisho vitu visivyohitajika kabisa kama uchafu n.k vitoe kabisa.

S 2 ni  Seti (Pangilia)
Mwanzoni tumeona kwamba, unafanya uchambuzi wa vitu ili vikae katika sehemu sahihi na vitumike baadaye.

Kwenye hatua hii vile vitu ulivyochambua ni kuviweka katika mpangilio mzuri. Hapa unapangilia vitu kulingana na uhitaji au matumizi yake.  Ikiwa na maana ya kupangilia kitu katika eneo ambalo kinaweza kutolewa na kurudishwa bila kukosea.

Ili huifanyie kazi hatua hii, tengeneza mazingira ya kutoa vitu visivyohitajika mara kwa mara katika eneo lako. Mfano, karatasi zilizochafuka na uchafu mwingine.

Vifaa au bidhaa zinazotumuka ni muhimu kuvipangilia katika makundi tofauti. Unaweza kutumia container au box. Kisha kuweka lebo au namba kwenye box au chanja kiasi kwamba ni rahisi kuiona na kuzitoa, hata rangi pengine unaweza kutumia.

S 3 ni Safisha (Usafi)
Baada ya sehemu yako kuwa na mpangilio mzuri. Kinachofuata ni kafanya usafi wa eneo lako na kuondoa uchafu. Hii inapaswa kufanyika mara nyingi maana, na  ndicho kitu wateja wanaona kikiwa cha kwanza.

Eneo ambalo lipo chafu ni rahisi kutambulika tofauti na eneo safi. Hii ni kwa sababu uchafu ni kitu kinachoonekana haraka tofauti na sehemu safi.

Hivyo, hakikisha unafanya ukaguzi sehemu zote na kuondoa uchafu. Baada ya kufanya usafi jipe muda wa kukagua na kuangalia kama kuna haja ya kufanya usafi tena.

S 4 ni  Sanifisha  (Viwango)
Hadi hapo tayari eneo lako la kazi au nyumbani pamepangiliwa vizuri, ni safi. Kinachofuata ni kuangalia kama kila kitu kilichofanyika kinaweza kuwa na viwango vikubwa. Kwamba viwango vyetu ni vikubwaa.

Kwenye hatua hii unakuwa unarudia hatua za awali kuhakikisha ndio unakuwa mwendelezo wako. Kila kitu kinachofanyika, kinafanyiwa ukaguzi sahihi mara zote. Kama ni bidhaa, kabla haijamfikia mteja inafanyiwa checklist ili kuepuka makosa na usumbufu wa baadaye.

S 5 ni Shikilia (msimamo)
Kwenye hatua hii ya mwisho unashikilia pale pale pazuri ulipo. Hii unaifanikisha kwa kuhakikisha kunakuwa na urudiaji wa hatua za nyuma.

Mafanikio makubwa ya hatua hii yapo kwenye kutengeneza mazingira rafiki kwa kila aliyepo katika eneo hilo na kufuata mchakato kwa usahihi.

Hatua za kuchukua hapa ni kuwafundisha na kuwaelekeza wafanyakazi wako kuhakikisha kila kitu kinakuwa katika sehemu sahihi.

Ukifuata kanuni hii kwa ufasaha, utakuwa na ufanisi mkubwa. Hata uhudumiaji wako hautakuwa na mashaka. Wateja watapenda kuhudumiwa na wewe. Kwa sababu wanapata huduma kwa urahisi na haraka.

Muhimu; Kama bado hujapata kitabu cha MAUZO NI HUDUMA kipate sasa. Kinaelezea namna nzuri kumjua mteja, kumfikia, kumshawishi, kumuuzia, kumfuatilia na kumbakiza katika biashara yako.

Imeandaliwa na Lackius Robert Mkufunzi Msaidizi Chuo Cha Mauzo na Mwandishi. Tuwasiliane 0767702659 au mkufunzi@mauzo.tz.