Kama kuna kitu kimoja ambacho kila mtu anapigania kwenye maisha haya ni kuweza kutumia muda vizuri na kupata matokeo bora, kuwa na ufanisi mkubwa kwenye shughuli mbalimbali. Matumizi mazuri ya muda kwa sasa imekuwa ni changamoto kutokana na kuongezeka kwa mambo yanayohitaji muda wetu huku muda ukibaki ule ule.

Kumekuwa na mifumo mingi ya matumizi bora ya muda, lakini bado wengi wanashindwa kudhibiti muda wao na kupata matokeo bora. Hapa ndipo mwandishi J.D. Meier alipoona kuna kitu hakipo sawa na kuandika kitabu ambacho ametushirikisha mfumo wake wa matumizi bora ya muda ambao umemwezesha kupata matokeo bora kwenye shughuli zake. Karibu tujifunze kwa pamoja mbinu bora za kudhibiti muda wetu na kuweza kupata matokeo bora.

  1. kinachotenganisha wale wanaofanikiwa na wale wanaoshindwa ni namna wanavyoweza kwenda na mabadiliko. Ni sheria ya asili kwamba kila kitu kinabadilika, hakuna kitu kinabaki kama kilivyo milele. Wale ambao wapo tayari kubadilika kadiri mazingira yanavyobadilika ndio ambao wanaweza kufanya makubwa.
  2. Ili kuweza kuwa na ufanisi mkubwa kwenye chochote unachofanya kwenye maisha yako, unahitaji kuyachukulia maisha yako kwenye mlinganyo. Na mlinganyo huu umeundwa na vitu vifuatavyo; akili, mwili, hisia, kazi, fedha, mahusiano na burudani. Ni lazima kila eneo ulipangilie vizuri ili kuweza kuwa na maisha bora.
  3. Katika dunia hii ambayo inabadilika kwa kasi sana, uwezo wako wa kujifunza na kutumia yale uliyojifunza katika kufanya mabadiliko ndiyo silaha pekee ya kukufikisha kule unakotaka kufika. Hata kama kwa sasa unajua vitu vizuri kiasi gani, kadiri muda unavyokwenda vitu hivyo vinakosa thamani. Agile ni ule uwezo wa mtu kwenda na mabadiliko yanayotokea.
  4. Unachohitaji kujua katika kutumia vizuri muda wako na kuongeza ufanisi ni yale matokeo unayotaka kuyapata. Kufanya kazi muda mrefu siyo kipimo cha ufanisi, bali kipimo ni matokeo unayopata, je ndiyo kile ambacho ulikuwa unataka. Kwa kujua matokeo unayotaka na kuyapangia vizuri jinsi ya kuyafikia utaweza kutumia muda wako vizuri katika kuyafikia.
  5. katika kupanga matumizi mazuri ya muda wako nenda na sheria ya vitu vitatu. Vitu hivi vitatu ni yale matokeo ambayo unataka kuyapata kwenye maisha yako na shughuli zako. Na fuata utaratibu huu.

Kila mwanzo wa wiki andika mambo matatu ambayo unataka kukamilisha kwenye wiki hiyo. Mwisho wa wiki fanya tathmini ya wiki nzima, yapi umekamilisha yapi umeshindwa na mambo gani umejifunza kwenye wiki yako.

Kila siku asubuhi andika mambo matatu unayotaka kukamilisha kwenye siku yako. Haya ndiyo mambo muhimu na unahakikisha unayafanyia kazi. Mwisho wa siku fanya tathmini kuona yapi umekamilisha na yapi yamekushinda. Pia jiulize ni nini umejifunza.

Kuwa na mambo matatu ya kila mwezi na mambo matatu ya kila mwaka.

  1. Kushindwa siku moja haimaanishi kwamba maisha yako yamefika mwisho. Kama mipango yako ya siku haikuenda vizuri ianze siku nyingine na mipango ya siku hiyo mpya. Usitumie siku ambayo haikuwa nzuri kuharibu siku nzuri. Anza kila siku mpya ukiwa na matumaini mapya na mipango mipya.
  2. usisubiri mpaka uwe na hamasa ndiyo uanze kufanya kitu, bali anza kufanya na hamasa itakuja. Kama utasubiri mpaka hamasa ije hutaanza kufanya na hutaweza kuwa na matokeo bora. Panga ratiba yako na anza kufanya. Mara zote nenda na sheria hii ya mambo matatu;

Kwanza DO IT, fanya, bila ya kujali kama unafanya kwa usahihi au la, wewe fanya.

PILI; REVIEW IT, fanya tathmini na mapitio kwa kile ambacho umefanya, jua ni wapi umefanya vizuri na wapi hujafanya vizuri.

TATU; IMPROVE IT, baada ya kufanya mapitio boresha yale maeneo ambayo hayapo vizuri.

Ukitumia msingi huu mara zote utakuwa mtu wa kufanya na utapata matokeo bora kuliko yule ambaye anasubiri mpaka awe na hamasa ndiyo afanye.

  1. Tenga muda maalumu wa yale mambo ambayo ni muhimu kwako. Kuna na muda maalumu wa kulala na kuamka, kuwa na muda maalumu wa kufanya kazi ambao kwenye muda huo huhitaji usumbufu na pia kuwa na muda maalumu wa kupumzika. Katika kila muda unaotenga kuwa na kiwango cha juu (maximum) na kiwango cha chini (minimum). Hii itakusaidia kuhakikisha unaweka mlinganyo sahihi kwenye kila eneo la maisha yako. Bila hivyo utakuta baadhi ya maeneo yanapata muda mwingi na mengine yanapata muda mdogo au yanakosa kabisa.
  2. Kuna rasilimali tatu muhimu unazohitaji katika kuongeza ufanisi wako kwenye kila unachofanya kwenye maisha yako.

Kwanza ni muda, muda ni rasilimali ghali sana, hii huwezi kupata ya ziada na hivyo unahitaji kuitunza sana. Kama huna muda huwezi kufanya kile ambacho ni muhimu. Na muda huwa haupatikani bali unatengenezwa kwa kuacha vitu fulani ili kufanya vitu vingine.

Pili ni nguvu, mwili wako ndio unaotumika kufanya kila kitu kwenye maisha yako. Kwa bahati mbaya miili yetu siyo mashine, huwa inaishiwa nguvu na  kuchoka. Unahitaji kuweza kudhibiti matumizi ya nguvu zako, kujua ni wakati gani huwa una nguvu sana ili kufanya yale majukumu yanayohitaji nguvu na umakini wako.

Tatu ni mbinu, matokeo bora yanatokana na mbinu bora. Kama una muda wa kutosha na nguvu nyingi, unaweza kupata matokeo mabaya kama mbinu zako siyo nzuri. Unahitaji kuwa na mbinu bora zitakazokuwezesha kupata matokeo unayoyataka.

  1. Ili kuwa na matumizi mazuri ya muda wako ni lazima uweze kudhibiti nguvu zako. Kila mtu ana muda wake kwenye siku ambapo anakuwa na nguvu nzuri za kufanya kazi. Kuna ambao muda wao mzuri ni asubuhi, wengine usiku. Jua muda wako mzuri ni upi ambapo ukifanya kazi unapata matokeo bora sana. Tenga muda huu na ulinde sana, hakikisha hakuna kinachokuondoa kwenye kazi zako kwa muda huo.
  2. Ili kuweza kudhibiti nguvu zako vizuri unahitaji kufanya kitu ambacho unakipenda. Kwa kufanya kitu ambacho unakipenda muda wote unakuwa na hamasa ya kuweka juhudi zaidi na hivyo kuweza kujisukuma hata kama unajisikia kuchoka. Lakini kama unachofanya hukipendi, hata nguvu kidogo uliyonayo inapotea kabisa na kila mara utapata sababu kwa nini usifanye.
  3. Wekeza muda mwingi kwenye yale maeneo ambayo uko imara kuliko yale maeneo ambayo una udhaifu. Kila mtu kuna maeneo ambayo yuko imara na kuna maeneo ambayo yuko dhaifu. Wengi hukazana kufanyia kazi madhaifu yao na hapa ndipo mambo yanapoharibika kabisa kwa sababu wanakuwa na madhaifu imara. Wewe fanyia kazi yale maeneo ambayo uko imara na yale ambayo uko dhaifu tafuta mtu unayeweza kushirikiana naye.
  4. Unahitaji kuwa na mfumo wako wa ufanyaji kazi na uendeshaji w amaisha. Usiwe mtu wa kusubiri matukio ndio uchukue hatua. Ukiwa mtu wa matukio huwezi kupata kile ambacho unakitaka, tengeneza mfumo ambao utakuwa unaufuata kila siku kwenye shughuli zako na maisha yako. kwa kuwa mfumo unapunguza muda ambao ungepoteza kwa kuanza kufikiria ni jinsi gani uipeleke siku yako.
  5. Ndogo ni bora. Watu wengi wamekuwa wakifikiria kwenye ukubwa na wingi. Hivyo hukazana kufanya mambo mengi kwa siku na wakija kuangalia mwisho wa siku hakuna cha maana walichokamilisha. Ili kuepuka kupotezwa na huu wingi, wewe panga mambo matatu muhimu unayotaka kukamilisha kwa siku. Utakuwa na mambo mengi, wewe orodhesha yote, halafu chagua yale matatu ambayo ni muhimu sana yafanye hayo kwanza, na kama ukiyakamilisha na bado ukawa na muda unaweza kuutumia kufanya chochote unachotaka. Ila kamilisha yale matatu ya msingi kwanza.
  6. Ili kupata matokeo bora, jua yale maeneo muhimu na shughuli muhimu unazohitaji kufanya wewe. Siyo kila kitu ni muhimu kwako na siyo kila unachotaka kufanya kitakuletea matokeo unayotaka. Kuna mambo mengi unatakiwa kuyaepuka ndiyo maana unahitaji kujua yapi muhimu yanayostahili muda wako.
  7. Endesha au Endeshwa. Unaweza kuiendesha siku yako au siku inaweza kukuendesha wewe. Unaiendesha siku yako pale unapokuwa umeipangilia siku nzima na kufuata mipango yako. Unaendeshwa na siku yako pale ambapo hujaipangilia siku yako na hivyo kujikuta unafanya kila kinachotokea mbele yako. Wale wanaoendesha siku zao ndio wanaokuwa na ufanisi mkubwa na kuweza kupata matokeo bora. Wanaoendeshwa na siku zao huwa wanaishia kusukuma tu siku.
  8. Kuwa na mfumo wa kuianza na kuimaliza siku yako. ili kurahisisha siku yako tumeona unahitaji kuwa na mfumo wa jinsi siku yako inavyokwenda. Hapa pia unahitaji kuwa na mfumo wa jinsi unavyoianza siku yako na kuimaliza. Unavyoianza siku yako ni pale unapoamka, kuwa na kitu ambacho kila unapoamka unakifanya, hapa unaujengea mwili wako tabia na inakuwa rahisi kwako kuamka na kufanya mambo yako. Pia mwisho wa siku yako kuwa na utaratibu ambao utauandaa mwili wako kupumzika.
  9. Swali la siku. Kila siku unayoimaliza jiulize maswali haya manne muhimu;

Swali la kwanza; je nimejifunza nini siku ya leo. usikubali siku yako ipite bila ya kutafakari kile ambacho umejifunza. Na kuna vitu vingi sana vya kujifunza kila siku.

Swali la pili; nimeboresha nini leo? usifanye kile ambacho ulifanya jana kwa mtindo ule ule, na wala kesho usifanye kama ulivyofanya leo. Kila siku boresha, hata kama ni kidogo sana, baada ya muda utakuwa umefanya mabadiliko makubwa.

Swali la tatu; nimefurahia nini leo? Hata kama siku imekuwa ya changamoto kiasi gani, lazima kuna kitu ambacho utakuwa umekifurahia kwenye siku yako. kila siku jiulize swali hili na utajikuta unayafurahia maisha yako sana.

Swali la nne; ni jambo gani jema nimefanya leo? Kila siku hakikisha kuna jambo jema umelifanya, hakikisha kuna mtu umemsaidia ambaye hawezi kukulipa wema wako. Hata kama ni kidogo kiasi gani, wewe fanya.

Maswali haya manne yatakusukuma uiendee siku yako kwa maandalizi mazuri ili upate majibu mazuri mwisho wa siku. Jiulize maswali haya na ishi kwa njia ambayo utapata majibu bora kila siku.

  1. Tenga muda wa dharura. Japokuwa utapangilia siku yako kabla ya kuianza, usipange kila muda wa siku yako, bali acha muda ambao utautumia pale mambo yatakwenda tofauti na ulivyopanga. Kupanga haimaanishi kwamba kila kitu kitakwenda unavyotaka, hasa pale unapotegemea au kushirikiana na wengine. Ili kuepuka kuangushwa weka muda wa ziada ambapo unaweza kuutumia kufanya chochote kitakachojitekeza kwenye siku yako.
  2. Mambo muhimu sana ya kuzingatia kwenye mlinganyo wako wa maisha.

1. Pata muda wa kutosha wa kupumzisha mwili wako.

2. Kula kwa afya, fanya mazoezi.

3. Jifunze kila siku ili kupanua akili na mawazo yako.

4. Jifunze kuzielewa na kudhibiti hisia zako, usifanye maamuzi kwa hisia.

5. Boresha mahusiano yako na wale wanaokuzunguka.

6. Fanya kazi ambayo unaipenda na ifanye kwa ubora wa hali ya juu.

7. Jijengee nidhamu ya fedha, matumizi yako yawe madogo kuliko kipato chako.

8. Jijengee nidhamu ya matumizi mazuri ya muda wako.

Mafanikio yako kwenye maisha yanaanza na jinsi unavyoweza kutumia vizuri muda wako. Hakuna mtu anayeweza kupata muda wa ziada kwenye siku yake, lakini kila mtu anaweza kupanga vizuri matumizi yake ya muda na akapata matokeo bora. Kuwa tayari kubadilika pale mambo yanapobadilika. Na jifunze kila siku huku ukitumia yale unayojifunza kuboresha zaidi kazi zako na hata maisha yako kwa ujumla.

Nakutakia kila la kheri katika kufanyia kazi mbinu hizi za kuboresha ufanisi wako.

Rafiki na Kocha wako,

Makirita Amani,

makirita@kisimachamaarifa.co.tz